Conditions générales d’intervention

Introduction

Les présentes conditions générales régissent les relations de Brucher Thieltgen & Partners, ses avocats et son personnel (ci-après collectivement l’« Avocat » ou les « Avocats ») avec ses clients.

Une lettre d’engagement signée par l’Avocat en charge de l’affaire peut modifier ou ignorer certaines de ces conditions.

En mandatant Brucher Thieltgen & Partners ou un de ses avocats pour le traitement de ses affaires, le client accepte d’être lié par les présentes conditions générales.

Honoraires, débours, frais et TVA

Les honoraires sont établis selon les règles déterminées par les lois luxembourgeoises et le Barreau de Luxembourg, en tenant notamment compte de l’importance de l’affaire, sa complexité et le résultat.

Pour chaque avocat, un taux horaire est pratiqué en fonction de son expérience professionnelle. Ces taux sont hors TVA et susceptibles de révision.

Les honoraires finaux seront établis en fonction du temps passé par les Avocats sur le dossier et un supplément pourra être demandé si le travail s’avère particulièrement complexe ou si le résultat est particulièrement satisfaisant.

Si un accord était trouvé ou si le litige prenait fin, les honoraires resteront dus par le client.

Une estimation des honoraires, pour un dossier particulier, pourra être demandée à l’Avocat responsable du dossier. Toutefois, sauf convention contraire, une telle estimation ne saurait être considérée comme un prix forfaitaire. Cela sera particulièrement le cas lorsque des demandes supplémentaires sont émises par le client, ou lorsque des difficultés ou des tâches imprévues sont rencontrées lors de l’exécution de la mission. En principe, l’avocat responsable du dossier informera le client si une augmentation des honoraires peut être anticipée.

Les prestations suivantes seront à ajouter aux honoraires :

  • TVA (si applicable) ;
  • les frais de secrétariat, de téléphone, de télécopie et les frais postaux ;
  • les débours engagés pour le compte du client, tels que, par exemple, les frais d’huissier ;
  • les frais spéciaux, tels que les frais de voyage ou de traduction.

Conflit d’intérêts

Avant d’accepter un dossier, des vérifications raisonnables seront effectuées afin de s’assurer qu’il n’existe pas de conflit d’intérêts commerciaux empêchant l’Avocat d’agir pour le client.

Si un conflit d’intérêt doit surgir pendant la relation professionnelle, l’Avocat responsable du dossier contactera le client afin de décider ensemble de la marche à suivre.

Confidentialité

Les avocats à Luxembourg sont tenus par la loi de se conformer au respect du secret professionnel. Toute violation de ce devoir par un avocat peut conduire à des sanctions pénales et/ou disciplinaires.

Ainsi, tous les dossiers sont traités de manière strictement confidentielle (sauf autorisation de divulgation du client ou dispositions prévues par la loi).

Facturation et paiement des honoraires

En principe, une note de frais et honoraires sera envoyée périodiquement (généralement mensuellement) afin de couvrir les prestations déjà fournies dans le dossier et les débours avancés pendant la période. Un état final des honoraires sera également envoyé, une fois l’affaire terminée. Les notes de frais et honoraires sont payables dès réception.

Le client est considéré comme la personne responsable du paiement sauf accord contraire écrit.

En cas de défaut de paiement dans un délai d’un mois après réception de la note, des intérêts de retard seront facturés, conformément à la loi du 18 avril 2004, telle que modifiée, relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard.

Après l’envoi de la note de frais et honoraires, le montant dû pourra être déduit des sommes d’argent détenues ou susceptibles d’être reçues pour le compte du client dans le mois de la date d’émission de la note à moins que le paiement n’ait été reçu durant cette période.

En outre, un ou plusieurs versements d’une provision pourront être demandés au client lors de l’ouverture du dossier et au cours de l’affaire. En cas de défaut de paiement, l’Avocat en charge du dossier se réserve le droit de déposer son mandat et de facturer au client le travail déjà effectué.

Limitation de responsabilité

La responsabilité de l’Avocat, en relation avec les prestations effectuées, ne peut être engagée que pour les dommages matériels directs et personnels, à l’exclusion de tout dommage indirect ou immatériel (tel que notamment perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de clientèle, atteinte à la réputation et à l’image de marque, etc.), qui aura été causés par sa faute ou sa négligence. Dans un tel cas, la responsabilité sera limitée au montant de l’indemnisation prévu par le contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats dans le dossier concerné.

Si la police d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats ne devait pas s’appliquer pour quelque raison que ce soit, alors la responsabilité sera limitée à un montant s’élevant à cinq fois le total des honoraires payés par le client en relation avec le dossier ayant donné lieu à réclamation.

L’Avocat s’efforcera, quand cela est possible, de consulter le client avant d’engager des tiers et il fera preuve de la plus grande vigilance dans leur sélection. Il ne saurait toutefois être tenu responsable pour les actes ou omissions des tiers.

Le client autorise l’Avocat à accepter toute limitation de responsabilité des tiers, pour son compte.

Il n’y a pas de responsabilité solidaire entre associés. Tout recours devra être limité à l’associé responsable du dossier.

Correspondance

La communication avec le client se fera par e-mail, courrier, fax ou téléphone. Sauf demande écrite contraire de la part du client, il est supposé que celui-ci accepte de correspondre avec l’Avocat par e-mail ou fax bien que la confidentialité de telles communications ne puisse être garantie.

Lorsque l’affaire revêt un caractère urgent, le recours à une entreprise de service postal pourra être requis. Dans ce cas, les frais correspondant seront à la charge du client.

Il est de la responsabilité du client de s’assurer que les communications via les coordonnées remises par celui-ci sont sûres.

Le conseil sera final et liant quand celui-ci est signé par un des associés et est envoyé au client par courrier, fax ou dans un e-mail au format PDF.

Dossiers

L’Avocat se réserve le droit de retenir les dossiers et documents jusqu’au complet règlement des frais, honoraires et intérêts de retard applicables.

Après l’envoi de la note de frais et honoraires finale, le dossier papier du client est conservé (sauf demande de renvoi expresse) pendant dix (10) ans. Après cette période, le dossier pourra être détruit.

Règles déontologiques

Les avocats à Luxembourg sont soumis aux règles déontologiques du Règlement intérieur de l’Ordre des Avocats du Barreau de Luxembourg, et pour les activités transfrontalières, dans le cadre de l’Union européenne, aux règles du Code de déontologie des avocats de l’Union européenne.

Dispositif de lutte contre le blanchiment

La règlementation luxembourgeoise relative à la lutte contre le blanchiment d’argent impose aux avocats d’obtenir un certain nombre d’informations concernant leurs clients : leur identité, leurs affaires et la nature des fonds passant par leurs comptes.

La réglementation exige également, sous certaines conditions, de porter à la connaissance des autorités compétentes l’existence d’activités suspectes impliquant le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et des infractions pénales connexes. En cas de telle suspicion, l’obligation d’information des autorités prévaudra. Cette obligation légale prévaut sur toute obligation de secret professionnel due au client.

L’Avocat ne pourra, dès lors, être tenu responsable de toute perte résultant d’une telle divulgation aux autorités.

Protection des données personnelles

Le client et les personnes physiques qu’il représente, ainsi que les personnes de contact qui agissent au nom du client comprennent et autorisent l’Avocat à collecter et à traiter les données personnelles qui les concernent, tels que le nom, prénom, adresses postales et électroniques et toute autre information nécessaire pour le bon exercice de la relation professionnelle entre le client et l’Avocat.

Ces données personnelles sont traitées par l’Avocat car elles sont nécessaires pour la bonne exécution des services et prestations que l’Avocat rend au client, ou parce que leur traitement découle d’une obligation légale à laquelle est soumis l’Avocat, conformément à l’article 6, 1), (b) et (c) du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

En ce qui concerne la protection des données personnelles, les termes employés dans la présente section sont réputés avoir un sens identique à ceux employés dans le RGPD.

En entrant en relation avec l’Avocat, le client et les personnes physiques qu’il représente, ainsi que les personnes de contact qui agissent au nom du client donnent également leur accord libre, éclairé et informé pour que leurs données personnelles soient traitées pour les finalités exposées ci-dessus, conformément à l’article 6, 1), (a) du RGPD.

Le cas échéant, si cela s’avère nécessaire pour la bonne exécution de la convention ou du mandat existant entre le client et l’Avocat, des données dites « particulières » ou « sensibles » (données relatives à la santé, à l’ethnicité, à la sexualité, à l’orientation politique, etc.) peuvent également faire l’objet d’un traitement par l’Avocat. Le client et les personnes physiques qu’il représente, ainsi que les personnes de contact qui agissent au nom du client donnent également leur accord explicite, libre, éclairé et informé pour que ces données « sensibles » soient traitées pour les finalités décrites ci-dessus, conformément à l’article 9, 2), (a) du RGPD.

L’Avocat s’engage à ne pas transférer ces données personnelles à des tiers, sauf autorisation préalable du client ou d’y être contraint par des obligations légales.

Les données seront conservées aussi longtemps que cela sera nécessaire pour fournir au client les services, sauf obligation légale contraire imposant une durée de conservation supérieure. Ainsi, la loi luxembourgeoise impose aux avocats de conserver les données de facturation pour une durée minimale de dix (10) ans depuis la date de leur création.

Le client et les personnes physiques qu’il représente, ainsi que les personnes de contact qui agissent au nom du client disposent des droits suivants concernant leurs données personnelles :

  • i. Le droit de demander l’accès aux seules données personnelles qui les concernent ;
  • ii. Le droit de demander la rectification de leurs données personnelles ;
  • iii. Le droit de demander l’effacement de leurs données personnelles ;
  • iv. Le droit de demander la limitation du traitement de leurs données personnelles et de connaître l’impact d’une telle limitation ;
  • v. Le droit de s’opposer au traitement de leurs données personnelles et de connaître l’impact d’une telle opposition ;
  • vi. Le droit à la portabilité de leurs données personnelles ;
  • vii. Lorsque le traitement de leurs données est basé sur leur consentement, le droit de retirer leur consentement à tout moment sans que ce retrait n’affecte la licéité du traitement antérieur ;
  • viii. Le droit de ne pas faire l’objet et de s’opposer à une prise de décision automatisée suite au traitement de leurs données personnelles, profilage inclus ;
  • ix. Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Sauf accord exprès de la part du client et des personnes physiques qu’il représente, ainsi que des personnes de contact qui agissent au nom du client, l’Avocat s’engage à ne pas transférer les données personnelles de ces personnes en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen. Si ce transfert devait avoir lieu pour des raisons impératives liées à la bonne exécution des services par l’Avocat, une protection adéquate des droits et des données des personnes concernées serait mise en place.

Pour toute question relative à la protection de leurs données personnelles, les personnes concernées peuvent s’adresser au responsable du traitement : le cabinet d’avocat Brucher Thieltgen & Partners, à l’adresse postale : 16-18, Boulevard Emmanuel Servais, L-2535 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg ; ou à l’adresse de contact dataprotection@brucherlaw.lu.

Plus d’informations à ce sujet peuvent également être consultées sur le site du cabinet : https://brucherlaw.lu/fr/politique-de-protection-des-donnees-2/.

Règlement des conflits

Les litiges de toutes natures que pourraient susciter la validité, l’interprétation, l’exécution ou la rupture du mandat entre l’Avocat et son client, y compris les conflits liés aux honoraires pourront être soumis à la médiation conformément au règlement de procédure du Service national du Médiateur de la consommation.

Une demande de règlement extrajudiciaire auprès du Médiateur de la consommation peut être introduite par écrit :

En cas d’échec ou de refus de cette procédure, la voie judiciaire ainsi que le recours à la taxation restent ouverts.

Preuve et convention de preuve

Tout document produit ou reproduction effectuée selon un procédé informatique, photographique ou tout autre procédé technique généralement reconnu comme fiable fera foi entre les parties.

Tout document généralement quelconque transmis entre les parties, et notamment les instructions, les documents contractuels, les courriers divers, fera foi entre elles, qu’il revête ou non la forme d’un original.

Il en est ainsi en particulier des actes juridiques signés entre l’Avocat et le Client, transmis, sous une version numérisée, par le biais d’un système de messagerie électronique.

L’Avocat et le Client, d’un commun accord, écartent expressément, pour tous actes passés par eux et soumis aux présentes Conditions Générales, l’application des articles du Code civil relatifs à la preuve des actes juridiques, et en particulier son article 1341.

Les documents visés par la présente clause sont admissibles et valables en tant que preuve devant tous tribunaux compétents.

Loi applicable et compétence juridictionnelle

La relation entre le client et l’Avocat est régie par les lois luxembourgeoises et relèvent de la compétence exclusive des juridictions de la ville de Luxembourg.

Langue

La version française de ces conditions générales s’appliquera lorsque la langue de communication avec le client est le français.